Information für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via „Zoom“ & „MS Teams“

I. Allgemein

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ sowie „MS Teams “ informieren.

1. Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen die oben genannten Videokonferenzsysteme, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“).

Zoom ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

Microsoft Teams ist Teil von Microsoft Office 365. Microsoft Office ist eine Software der Firma Microsoft Corporation mit Sitz in den USA.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist Die Jobmacher GmbH.

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite des jeweiligen Anbieters direkt aufrufen, ist dieser für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung herunterzuladen.

Sie können die Online-Meeting-Tools auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt im Browser oder einer eingeben.

3. Welche Daten werden verarbeitet

Bei der Nutzung von Online-Meetings werden verschiedene Datenarten verarbeitet.

Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer
Vorname, Nachname	Telefon (optional)
E-Mail-Adresse	Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird
Profilbild (optional)	Abteilung (optional)
Meeting-Metadaten
Thema	Beschreibung (optional)
Teilnehmer-IP-Adressen	Geräte-/Hardware-Information
Bei Aufzeichnungen (optional)
MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen	M4A-Datei aller Audioaufnahmen
Textdatei des Online-Meeting-Chats
Bei Einwahl mit dem Telefon
Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
Text-, Audio- und Videodaten
Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zu mindestens Angaben zu Ihrem Namen machen.

4. Umfang der Verarbeitung

Die benannten Tools werden zur Durchführung von Online-Meetings verwendet.

Wenn wir diese aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar -Teilnehmenden verarbeiten.

Bei der Bereitstellung de r Online-Meetings ist die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System erforderlich, um eine Auslieferung der Website an Ihren Rechner zu ermöglichen. Hierfür muss Ihre IP-Adresse für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. Weiter dient die Protokollierung der Daten in Logfiles zur Erkennung und Beseitigung von Störungen und Missbräuchen. Die Speicherung in Logfiles erfolgt zur Sicherstellung der Funktionsfähigkeit der Website, zur Optimierung der Inhalte der Website sowie zur Sicherstellung der Sicherheit unserer
informationstechnischen Systeme.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

5. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Ihre Daten werden aufgrund Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO oder aufgrund unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO verarbeitet.

Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

6. Empfänger / Weitergabe von Daten

Ihre personenbezogenen Daten müssen an den Dienstleister für das Online-Meeting übermittelt werden.

7. Datenverarbeitung außerhalt der Europäischen Union

Die benannten Videokonferenzsysteme verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auch in den USA.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch den Abschluss von Auftragsverarbeitungsverträgen sowie der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert. Als ergänzende Schutzmaßnahmen haben wir ferner unsere Konfiguration
so vorgenommen, dass für die Durchführung von „Online-Meetings“ nur Rechenzentren in der EU, dem EWR bzw. sicheren Drittstaaten genutzt werden.

II. Weitere Informationen; speziell für Bewerber

Für die Durchführung möglichst unkomplizierter Bewerbungsgespräche sowie zur Vermeidung von Anfahrtskosten möchten wir die Videokonferenzsysteme „Zoom“ und / oder „MS Teams“ einsetzen.

Zoom ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

Microsoft Teams ist Teil von Microsoft Office 365. Microsoft Office ist eine Software der Firma Microsoft Corporation mit Sitz in den USA.

Weitergehende Hinweise zur Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten via obiger Videokonferenzsysteme sowie zur Ihren Rechten finden Sie unter https://www.die-jobmacher.de/footer-navigation/datenschutz/videokonferenz.

1. Verarbeitungsrahmen

Je nach Art und Umfang der Nutzung werden verschiedene Arten von Daten durch uns bzw. durch die Anbieter o.g. Videokonferenzsysteme verarbeitet.

Hierzu gehören insbesondere

a. Angaben zu Ihrer Person (z.B. Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Profilbild)
b. Meeting-Metadaten (z.B. Datum, Uhrzeit und Dauer der Kommunikation, Name des Meetings, Teilnehmer-IP-Adresse)
c. Geräte-/Hardwaredaten (z.B. IP-Adressen, MAC-Adressen, Clint-Version)
d. Text-, Audio- und Videodaten (z.B. Chatverläufe, Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen)
e. Verbindungsdaten (z.B. Rufnummern, Ländernamen, Start- und Endzeiten, IP-Adressen)

Weitere Angaben zu Ihrer Person können Sie machen, müssen Sie aber nicht. Zudem steht es Ihnen frei, während des digitalen Bewerbungsgespräches die Chatfunktion zu nutzen. Auch Ihre Kamera und Ihr Mikrofon können Sie selbst ein-, ab- bzw. stummzuschalten. Um an einem „digitalen Bewerbungsgespräch“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

2. Empfänger / Weitergabe von Daten / Drittstaatenübermittlung

Bei der Verarbeitung Ihrer Daten unterstützen uns obige Dienstleister als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO. Ein angemessenes Datenschutzniveau gem. Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO kann durch die Verwendung EU-Standardvertragsklauseln sowie weiterer geeigneter Maßnahmen angenommen werden.

Für die digitalen Bewerbungsgespräche haben wir, soweit technisch möglich, die durchgehende Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aktiviert. Ferner haben wir die Konfiguration so vorgenommen, dass für die Durchführung von Videointerviews nur Rechenzentren in der EU, dem EWR bzw. sicheren Drittstaaten wie z.B. Kanada oder Japan eingesetzt werden.

3. Widerruf

Sie können ohne Angaben von Gründen Ihre Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Ein Widerruf ist bis zur Durchführung der Videokonferenz möglich. Ihr Widerruf hat zur Folge, dass bevorstehende Konferenzen/Webinare nicht unter der Verwendung von Videokonferenzsystemen stattfinden. Stattdessen planen wir mit Ihnen in diesem Fall eine andere Option, wie zum Beispiel separat einen persönlichen Vor-Ort-Termin. Ihr Widerruf bedarf der Textform. Richten Sie den Widerruf bitte direkt an die Niederlassung die Sie zu der Konferenz eingeladen hat oder an datenschutz(at)die-jobmacher•de.